Nadat ik vorig jaar De Tijdsblokplanner van Cal Newport had vertaald, heb ik me dit voorjaar beziggehouden met de vertaling van zijn nieuwe boek A World Without Email (Nederlandse titel: Bevrijd! De toekomst van werk in een wereld van communicatie-overload). Ik was al fan van zijn boeken Diep werk en Digitaal minimalisme en luister ook graag naar zijn podcast, dus ik was echt heel blij met deze klus. En het was ook nog eens uiterst leerzaam, want er stonden veel tips in die ik bij mijn eigen werk kon toepassen.
Communicatie-overload
Newport beschrijft hoe we in relatief korte tijd volkomen afhankelijk zijn geraakt van e-mail en andere digitale communicatietools, maar dat dit funest is voor onze productiviteit. De Nederlandse ondertitel heeft het niet voor niets over ‘communicatie-overload’. Ik denk dat dit voor veel mensen wel herkenbaar is: vaak zitten we de hele dag door te mailen, appen en zoomen. In het eerste deel van het boek vertelt Newport waarom dit zo’n slechte gewoonte is. Uit een onderzoek uit 2019 blijkt dat kenniswerkers gemiddeld elke zes minuten hun e-mail checken. Mensen moeten continu schakelen tussen hun mail en het werk dat ze aan het doen zijn. Newport laat op overtuigende manier zien dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van ons werk. Hij citeert uit allerlei onderzoeken waaruit blijkt dat de mens niet gemaakt is om continu heen en weer te schakelen. Ook legt hij uit waarom het ons zo moeilijk valt om onze mail en berichten-apps te negeren. Dit gaat terug op bepaalde oerinstincten die maken dat we een onrustig gevoel krijgen als we iemand uit onze omgeving negeren.
Het hyperactieve collectieve brein
Interessant is ook de geschiedenis van e-mail en de manier van werken die door de opkomst van e-mail is ontstaan. Newport noemt deze manier van werken ‘de workflow van het hyperactieve collectieve brein’. Deze workflow wordt deels in stand gehouden door de breed heersende opvatting dat kenniswerkers autonoom moeten zijn. Het is inderdaad zo dat kenniswerkers zelf heel goed weten hoe ze hun werk moeten doen. Maar ze zouden hun denkvermogen veel beter benutten als er workflows worden gedefinieerd om hun werk in goede banen te leiden. In de kennissector zijn je hersenen de belangrijkste kapitaalgoederen: deze gebruik je om waarde toe te voegen. En hoe beter je dit aandachtskapitaal inzet, hoe hoger je rendement. Het zal je niet verrassen dat elke zes minuten je e-mail checken een laag rendement oplevert.
Meer werken, minder communiceren
In het tweede deel komt hij met een aantal principes, waarmee je minder afhankelijk kunt worden van het hyperactieve collectieve brein. Hij promoot een gestructureerdere aanpak waarmee je de problemen van constante communicatie kunt omzeilen. Zo is hij bijvoorbeeld een groot voorstander van projectborden in de Kanban-stijl. Naar aanleiding van de adviezen in dit boek ben ik zelf Trello gaan gebruiken. Dit werkt echt heel goed voor mij. Zodra ik een mail binnenkrijg met een opdracht of een taak, dan stuur ik die door naar het desbetreffende Trello-bord. Mijn inbox is nu meestal vrijwel leeg en dat geeft toch lekker rustig gevoel. E-mail checken doe ik ongeveer om het uur. Niet helemaal conform de ideeën van Newport maar minder vaak wil ik niet, want ik wil immers ook goed bereikbaar blijven voor mijn klanten. Verder bevat het boek veel nuttige tips om je communicatie zoveel mogelijk te structureren: geen vergaderingen meer inplannen via de mail, workflows met fasen maken waarbij iedereen weet wie wat in welke fase moet doen, projectcommunicatie via takenborden laten verlopen, een assistent inhuren om je agenda en andere administratieve klusjes te doen, je werkdag indelen in tijdsblokken waarin je werkt aan één specifieke taak zonder je te laten afleiden door je mail – mailtjes beantwoord je alleen in tijdsblokken die je speciaal hiervoor hebt gereserveerd.
Dit boek is echt een aanrader voor iedereen die werkt in een kantooromgeving en graag minder wil communiceren en meer echt werk wil doen. Verkrijgbaar bij je favoriete boekhandel! Op Frankwatching staat een interessant artikel over het boek en op managementboek.nl vind je een uitvoerige expertrecensie van trainer en coach Henk Jan Kamsteeg.
Recent Comments